di Martina Biassoni
Microsoft Teams: spopola lo smart-working, grazie – è il caso di dirlo – al Covid, milioni di aziende che ancora erano ferme ad un concetto di lavoro preistorico, ricco di controllo e bassa fiducia si sono ritrovate a fare i conti con il lavoro da remoto, e quindi a doversi affidare sempre in maggior misura a strumenti per la collaborazione online che fossero affidabili, sicuri e certificati. Nonostante l’iniziale scetticismo, l’uso di Microsoft Teams si è consolidato fra quello dei tool aziendali, tanto che non solo è utilizzato da chi si trova a casa o in spazi di co-working e lavora da remoto, ma anche da chi “lavora in presenza”, perché la piattaforma offre agevolazioni sia per chi pratica smart working e co-working, sia per lo svolgimento tradizionale del lavoro. I tool per videoconferenze e condivisione del lavoro nei diversi team privati (che ricordano le squadre che cooperano per la vittoria), facilitano la comunicazione fra collaboratori, aumentano le possibilità di condividere agende, dati, informazioni, link.
Andando con ordine: la piattaforma è nata per far fronte all’esponenziale crescita che Slack, intorno al 2016, stava subendo, e su suggerimento di Bill Gates stesso ci si è impegnati nella realizzazione di un prodotto che potesse implementare, migliorare ed infine sostituire Skype for Business. Gates, da grande visionario, non aveva torto e quattro anni dopo la sua nascita, Microsoft Teams è diventato, anche a causa dell’evolversi degli eventi, il punto di riferimento di moltissime aziende, dalle enterprises alle piccole e medie imprese.
Un vero e proprio hub, un centro nevralgico da cui snodare diversi team, adattabili e personalizzabili alle esigenze di ciascun gruppo di lavoro: condivisione di file e calendari, creazione di chat persistenti per comunicare e per modificare i progetti. Ovviamente offre anche la possibilità di svolgere riunioni in chiamata o videoconferenza e di ospitare eventi in live streaming che possono accogliere fino a 10 mila spettatori. Microsoft Teams si distingue dai software per il co-working concorrenti, perché rende possibile l’installazione di app ottimizzate, tra cui evidenziamo le più interessanti e non sempre conosciute: Shift un tool per creare, modificare e programmare timetables (anche agglomerando quelle di più team), turni, gruppi, note giornaliere per il calendario; oppure Bot per le risposte automatiche o i reminder, Planner e To Do per l’organizzazione delle priorities di team e progetti, e Flow con il quale si possono creare delle procedure automatizzate (per esempio postare in un canale delle mail che arrivano da un determinato dominio). La semplificazione digitale del lavoro e dell’organizzazione delle priorità tramite calendari, planner e to do list condivisi con i team permette di essere notificati da reminder al momento dell’inizio della riunione; notifiche che sono estese in generale a tutta la piattaforma così da essere subito avvisati quando arrivano messaggi in chat, vengono condivise informazioni su vecchi e nuovi progetti, quando si viene inseriti in nuovi team, etc. Inoltre, l’integrazione con il pacchetto Microsoft 365 facilita la condivisione di documenti ed email in cloud, così che essi possano essere salvati in memoria pronti per essere ripresi, modificati e visionati da tutti i membri dei team.
Non solo lavoro, perfetto anche per lezioni scolastico-universitarie grazie alla possibilità di creare lavagne, appunti, e di “alzare la mano” una funzione che notifica gli altri utenti della necessità di intervento durante le riunioni in live streaming, ma che dà anche la possibilità di assegnare voti ai compiti degli alunni.
Un’altra importante prospettiva da cui analizzare Microsoft Teams è quella umana: certo il distaccamento che il Covid ha provocato nei diversi ambiti della vita ha colpito a pieno quello lavorativo, rendendo molto più complessa l’organizzazione di meeting e riunioni, ma qui subentra l’adattabilità di Microsoft Teams, non importa se lo si usi da app, da mobile o da pc, incontrarsi con colleghi o clienti eliminando ore perse nel traffico cittadino, ansie connesse a nuovi incontri o a specifiche situazioni, pone tutti gli utenti sullo stesso piano e li avvicina, anche se solo virtualmente.
Microsoft Teams facilita la cooperazione, la sicurezza e la salvaguardia della privacy di tutti i suoi utenti, non allontana ma avvicina in un clima di comunione e di aiuto reciproco i membri dei team e li abitua ad una collaborazione smart, la chiave per il lavoro di domani. Per scoprire informazioni o richiedere consulenze sulle potenzialità di Microsoft Teams per la tua azienda contattaci!
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